😊การจัดองค์การ😊

  การจัดองค์การ ( Organizing)

นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ   เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน   และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน  เพื่อให้งานได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้  หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า  “  องค์การ  ”   CHESTER  I  BARNARD  กล่าวว่า  องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์

การจัดองค์การ  (Organizing)  คือ  กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างคนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

การจัดองค์การ (Organizing) คือ  การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายการจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก

1. ทำให้ทราบขอบเขต  ความรับผิดชอบ  และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ

2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน

3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี

4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้

5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน

6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี

หลักของการจัดองค์การ

      หลักสำคัญของการจัดองค์การ  ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน,  อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา ,  สายบังคับบัญชา ,  ช่วงการบังคับบัญชา ,  การประสานงาน ,  หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง  และเอกภาพในการบังคับบัญชาองค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย  การแบ่งงานกันทำ  (Division of  work)  การจัดแผนกงาน  (Departmentalization)  การกระจายอำนาจหน้าที่  (Distribution  of  Authority)  และการประสานงาน  (Co-ordination)การจัดองค์การจะปรากฏขึ้นในรูปแผนภูมิองค์การที่เกิดจากการลากเส้นต่าง ๆ เพื่อให้เห็นการแบ่งแยกกลุ่มงาน  ผู้รับผิดชอบ  ตามลำดับลดหลั่นกันไปรูปแผนภูมิองค์การนั้นก็คือ ความสัมพันธ์ที่เป็นทางการของสมาชิกในองค์การหรือที่เรียกว่า  องค์การที่เป็นทางการ (Formal  Organization)  แต่อย่างไรก็ตามองค์การมีการเปลี่ยนแปลงเสมอ  ดังนั้น  สายสัมพันธ์ในองค์การก็จะมีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน ซึ่งเราเรียกความสัมพันธ์ดังกล่าวว่าองค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal  Organization)  องค์การที่ไม่เป็นทางการมีอยู่ทุกแห่ง  ซึ่งเป็นองค์การที่เกิดจากความสัมพันธ์ส่วนตัว มีทั้งข้อดีและข้อเสีย

      -  องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization)  คือ กลุ่มหรือองค์การที่ถูกกำหนดขึ้นโดยโครงสร้างขององค์การซึ่งมีกฎเกณฑ์  รวมทั้งระบบสายการบังคับบัญชาที่กำหนดขึ้น

      -  องค์การที่ไม่เป็นทางการ  (Informal  Organization)  คือกลุ่มหรือองค์การที่เกิดจากการ  รวมตัวของปัจเจกบุคคล  โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน  ลักษณะของความสัมพันธ์ภายในจึงไม่มีกฎเกณฑ์ข้อบังคับที่แน่นอน

องค์ประกอบของการจัดองค์การ

ขั้นตอนที่สำคัญ	องค์ประกอบของการ จัดองค์การ	เหตุผล
1. กำหนดงานต่างๆชนิดที่จำเป็นจะต้องทำ	การแบ่งงาน (Division  of  Work)	จัดแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่าง ๆ  โดยที่กลุ่มงานแต่ละกลุ่มนั้นจะใช้กำลังคนหนึ่งคนในการจัดทำ
2. จัดกลุ่มงานต่าง ๆ  ให้เข้าอยู่ในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง	การจัดแผนกงาน (Departmentalization)	รวมกลุ่มงานต่าง ๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้กิจกรรมต่าง ๆ สามารถดำเนินไปได้อย่างสอดคล้องและกลมกลืนกัน
3. กระจายและมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับ บุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง	การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution of Authority)	กำหนดความรับผิดชอบสำหรับงานต่าง ๆ  พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ที่ต้องใช้ในการทำงานดังกล่าวให้กับบุคคลที่รับผิดชอบ
4.เชื่อมหน่วยงานต่าง ๆเข้าด้วยกัน  เพื่อให้การดำเนินการขอองค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพบรรลุยังวัตถุประสงค์ที่ต้องการ	การประสานงาน (Co-ordination)	เชื่อมบุคลากรและกิจกรรมต่าง ๆให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมที่จะส่งเสริมและสนับสนุนให้องค์การสามารถดำเนินงาน บรรลุยังวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

การจัดโครงสร้างขององค์การ

      หมายถึง  การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน  โดยอาจจะเชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง  หรือแนวนอนก็ตาม  ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ  ในแต่ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ

การออกแบบโครงสร้างองค์การตามหน้าที่  (Functional  Organization)

      เป็นวิธีการจัดองค์การ  โดยแบ่งตามหน้าที่  หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแต่ละบุคคล  เพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์การ

การออกแบบโครงสร้างองค์การโดยพิจารณาถึงพื้นที่(TerritorialorGeographic  departmentation) เป็นการจัดรูปแบบองค์การโดยอาศัยออกเป็นกลุ่ม ๆ   โดยคำนึงถึงสภาพทางภูมิศาสตร์หรือแบ่งตามพื้นที่  ซึ่งจะช่วยให้เกิดความสะดวกในการขยายธุรกิจ  หรือการกระจายสินค้าหรือบริหารได้ครอบคลุมทั่วทุกพื้นที่

การออกแบบโครงสร้างองค์การตามแบบลูกค้า

      เป็นการจัดกลุ่มงานโดยแยกตามความแตกต่างของลูกค้า  เพื่อตอบสนองได้รวดเร็ว  และชัดเจนมากยิ่งขึ้น

การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบตามผลิตภัณฑ์   (Departmentation  by  product) คือ  การจัดองค์การโดยยึดหลักตามผลิตภัณฑ์ขององค์การที่ผลิตได้  หรือแยกตามบริการขององค์การ

การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์  (Matrix  organization)

     เป็นการจัดองค์การในลักษณะแผนก  แต่ขึ้นกับหน้าที่องค์การ  โดยมีสายการบังคับบัญชา 2 สายพร้อมกันคือ สายบังคับบัญชาที่เป็นงานประจำ และสายบังคับบัญชาที่เป็นงานโครงการ  ทั้งที่เป็นแนวดิ่งและแนวนอน ซึ่งมีอำนาจหน้าที่เท่ากัน

โดยสรุปได้ว่า

       การจัดองค์การ หมายถึง การจัดระบบความสัมพันธ์ระหว่างส่วนงานต่างๆ และบุคคลในองค์การ โดยกำหนดภารกิจ อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบให้ชัดแจ้ง เพื่อให้การดำเนินงานตามภารกิจขององค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

                                     

การจัดองค์การ ซึ่งลักษณะของการจัดองค์การที่ดีนั้น ควรมีลักษณะดังนี้

หัวหน้างานทุกฝ่ายต้องมีความรับผิดชอบในขอบเขตหน้าที่ของตน

แบ่งหน้าที่รับผิดชอบตามตำแหน่งที่ได้รับ ผู้มีตำแหน่งสูง มีอำนาจมากก็

ควรรับผิดชอบในงานมากขึ้น

ไม่ควรเปลี่ยนแปลงขอบเขตความรับผิดชอบของตำแหน่งต่างๆ โดยไม่ได้

พิจารณาอย่างรอบคอบ เพราะจะกระทบกระเทือนต่อผู้ที่เกี่ยวข้อง

ต้องมีเอกภาพในการบังคับบัญชา เพื่อจะไม่สร้างความสับสนแก่บุคลากร

ในองค์การ

การออกคำสั่งควรเป็นไปตามลำดับขั้นของสายการบังคับบัญชา ไม่ควร

ออกคำสั่งข้ามหน้าผู้บังคับบัญชาขั้นต้น เพราะจะเป็นการทำลายระบบดำเนินงาน

ตามสายงาน เป็นการทำลายขวัญและกำลังใจของผู้ปฏิบัติงาน

   การตำหนิผู้กระทำผิดทุกระดับควรทำในที่ลับ เพราะจะช่วยให้ผู้ถูก

ตำหนิไม่เสียหน้า

  เมื่อเกิดความขัดแย้งระว่างผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับขอบเขตของอำนาจ

หน้าที่ ฝ่ายบริหารควรจะพิจารณาตัดสินทันที

  การเลื่อนตำแหน่ง หรือการดำเนินงานทางวินัย ควรได้รับอนุมัติจากผู้

บังคับบัญชาที่รับผิดชอบโดยตรง

  ไม่ควรสนับสนุนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาช่วยวิพากษ์วิจารณ์งานของคนอื่น   

  ควรให้ความสะดวกแก่ผู้บริหารในการตรวจสอบและการควบคุมการ

ทำงานอย่างอิสระ

                            

             ขอขอบคุณ 

https://www.gotoknow.org

http://www.thaieditorial.com

สืบค้นเมื่อวันที่  15 พฤศจิกายน  2561